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INSCRIÇÃO:	00211

CATEGORIA:	PT

MODALIDADE:	PT10

TÍTULO:	Planejamento Integrado para a Semana de Boas-Vindas dos calouros 2018/01

AUTORES:	Lorenzo Francez Nascimento (Faculdade Integrada São Pedro); Kennedy Anderson Cupertino de Souza (Faculdade Integrada São Pedro); Mirella Bravo de Souza Bonella (Faculdade Integrada São Pedro)

PALAVRAS-CHAVE:	Acolhimento, Calouro , Comunicação Integrada, Recepção, Veterano

RESUMO
O presente trabalho refere-se a um planejamento integrado de comunicação para a realização da Semana de Boas-Vindas aos calouros do curso de Comunicação Social do Centro Universitário FAESA, que fica localizado em Vitória, no estado do Espírito Santo. O trabalho foi produzido no decorrer de seis meses na disciplina de Comunicação Organizacional I do 4º período do curso de Jornalismo, quando se estuda a importância da comunicação interna. A realização foi por etapas, iniciando com o diagnóstico do cliente. Entre os valores da instituição, foi escolhido o pilar Acolhimento como base conceitual. O objetivo principal era acolher e integrar calouros e os veteranos praticando o respeito ao outro.

INTRODUÇÃO
O trabalho refere-se a um planejamento integrado de comunicação organizacional, com foco na comunicação interna, para a recepção de alunos calouros por alunos veteranos do curso de Comunicação Social do Centro Universitário Faesa, localizado em Vitória, Espírito Santo. Margarida Kunsch descreve comunicação integrada como: "Uma junção da comunicação institucional, da comunicação mercadológica, da comunicação interna e da comunicação administrativa, que formam o mix composto da comunicação organizacional" (KUNSCH, 2003, p.150) O trabalho iniciou com o diagnóstico inicial feito do cliente: o coordenador do curso de Comunicação Social, Paulo Soldatelli; e seguiu para a realização de pesquisa de campo, pesquisa de estratégias e definições de ações divididas em três etapas práticas de Recepção da: pré-evento, evento e pós-evento. A parte inicial do diagnóstico e da pesquisa de campo, mostrou que muitos alunos sentiram-se acolhidos com a recepção que aconteceu no início do semestre 2017/1, entretanto suas respostas evidenciaram que era necessário uma mudança em algumas atividades, ou até mesmo a adição de oficinas para ajudar na integração dos calouros. Iniciou-se a definição das ações. Como mensagem-chave do novo modelo da recepção de calouros foi definido: "Você já é de Casa". Também foi definido que era necessário ocupar toda a primeira semana para recepcionar os novos alunos e o evento passou a ser chamado de Semana de Boas-Vindas. Ação por ação, divididas dia após dia, ao longo de uma semana foram apresentadas, assim como o orçamento. Tudo foi aprovado pelo cliente. O desenvolvimento do projeto foi realizado em disciplina do curso de Jornalismo, mas tendo a aprovação, logo foi ampliada a participação para alunos de Publicidade e Propaganda, que trouxeram novos elementos e ações para o projeto. Com o êxito da aprovação, no início do semestre 2017/2 o projeto foi executado, com o apoio dos professores e 15 alunos veteranos voluntários.

OBJETIVO
O objetivo principal era a promoção da integração e interação entre os calouros e veteranos dos cursos de Comunicação Social: Jornalismo e Publicidade e Propaganda, por meio de atividades dinâmicas, palestras, mostra de vídeos, oficinas, atingindo principalmente o Acolhimento, um dos valores do Centro Universitário Faesa. Os calouros puderam ser recepcionados com uma linguagem mais jovem e informal e isso possibilitou um diálogo mais direto e descontraído. Era aluno falando com aluno assuntos que interessavam a eles, sempre com respeito mútuo. Objetivos Específicos: Compartilhar e valorizar experiências entre novos e velhos alunos; Amenizar a ansiedade dos calouros, muitos recém-egressos do Ensino Médio; Compartilhar expectativas, interagir e conhecer novos colegas e ambientes; Experimentar novas práticas comunicativas; Se familiarizar com os novos métodos de avaliação.

JUSTIFICATIVA
A proposta da recepção de calouros foi apresentada como um desafio. O evento já havia sido realizado no semestre anterior por um outro grupo de alunos, que cursaram a disciplina Comunicação Organizacional I em 2016/2 e realizaram pela primeira vez a recepção de alunos por alunos em 2017/1. E agora, a proposta voltava a ser apresentada para ser desenvolvida de forma diferente. O objetivo do trabalho era fazer com que os alunos realizassem a aplicação prática da teoria aprendida em sala de aula. Portanto, o desafio consistia em desenvolver um planejamento integrado de comunicação interna para um cliente real. O cliente foi o Centro Universitário Faesa, localizada na capital do Espírito Santo, Vitória. Especificamente o curso de Comunicação Social, que engloba as graduações em Jornalismo e Publicidade e Propaganda. A experimentação foi o ponto-chave para se desenrolar o trabalho. Todas as diversas etapas desenvolvidas ao longo do semestre proporcionaram ao aluno simular de forma efetiva o processo de assessoria interna, realizado por profissionais da área de Comunicação Organizacional. O Centro Universitário Faesa é uma instituição de ensino que foi fundada há 46 e possui como valores institucionais: Acolhimento, Qualidade, Empregabilidade/Empreendedorismo. Sua missão é "Promover o desenvolvimento social por meio do conhecimento" e a visão "Ser destaque nacional por sua inovação e excelência na educação". Os cursos de Jornalismo ou Publicidade e Propaganda têm 22 e 17 anos respectivamente. Contam com aproximadamente 550 alunos, sendo 250 matriculados em Jornalismo e 300 em Publicidade e Propaganda. O Dicionário Aurélio Online de Português apresenta a palavra Acolhimento como uma ação ou efeito de acolher, receber em sua casa; recolher. Receber com agrado e recolher-se, refugiar-se. A proposta de recebê-los de forma acolhedora foi uma oportunidade de criar entre aluno e instituição um laço de união, de forma que eles pudessem sentir um relacionamento diferenciado entre veteranos e calouros caracterizado por um vínculo amigável. Prezar pelo conhecimento do aluno na prática conjunta à teoria favoreceu a aplicação das habilidades intra e interpessoal de cada um. Além de aguçar o potencial dos alunos em oferecer o melhor para o cliente e obter resultados positivos, os estudantes conheceram a importância de um projeto integrado de comunicação que buscou disseminar conceitos, tais como amizade, carinho, cuidado, respeito e solidariedade. O projeto possibilitou ainda, que alunos de cursos diferentes – Jornalismo e Publicidade e Propaganda - se integrassem por um único propósito. Praticando assim o trabalho em equipe e integrando seus conhecimentos. A experiência mostrou a importância de exercitar o conteúdo aprendido em sala de aula, pois transforma toda teoria em conhecimento e amplia as possibilidades do mercado de Comunicação para os alunos.

MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS
De acordo com ZANUSO E REIS (2008, p.26), criar método de ação é importante para estabelecer os processos e atividades. E os métodos podem ser elementos já conhecidos, mas também criados. Para ampliar as possibilidades de criação, foi feita uma pesquisa de campo para conhecer a opinião de alunos do segundo período sobre a recepção que tiveram quando ingressaram na instituição. Na pesquisa, 38,30% dos alunos classificaram a recepção anterior como "boa" e 25,53% como "ótima". Quando perguntados sobre o que eles poderiam ser feito na próxima recepção, 68,1% apontaram o "Trote Social", como uma boa ação a ser feita. A partir disso, iniciamos o desenvolvimento das ações. Fundamentado na pesquisa, o grupo observou a oportunidade de realizar uma recepção com várias atividades para os calouros. Passaremos a apresentação das três etapas – pré-evento, evento e pós-evento – detalhando cada uma das ações realizadas. Abaixo, colocamos os produtos que foram usados em cada uma das etapas, descritas no item "processo". "A Comunicação Interna trabalha na identificação das necessidades – tanto da empresa para com seu público interno quanto do seu público interno para com a empresa –, verificando o que é esperado da empresa em termos de comunicação. Essa resposta deve ser obtida por um diagnóstico, baseado em pesquisas e no estudo das relações comunicacionais. É importante ouvir colaboradores de todos os níveis antes de elaborar, implantar, desenvolver e manter um projeto de Comunicação Interna." (ZANUSO E REIS, 2008, p.48) Todos os funcionários do curso de comunicação foram envolvidos de alguma forma. Esse foi o primeiro e principal método utilizado para que o projeto desse certo. Todos prontamente se comoveram em realizar o projeto, técnicos, professores, colegas de classe e coordenação do curso. Em Comunicação Empresarial e Planos de Comunicação, TAVARES (2009, p.24) destaca o pensamento de LEVITT, apud BEKIN (2004, p.5) sobre promover o comprometimento interno para atingir o externo. "Se a empresa espera atingir objetivo lá fora, precisa se certificar que todos nela estão comprometidos com esse objetivo", vale lembrar que os alunos veteranos foram responsáveis pela organização e desenvolvimento e criação dos métodos do projeto. Para conceituar as atividades, recorremos à ZANUSO E REIS (2008, p.27). "A decisão sobre que meios utilizar deverá ser tomada criteriosamente, priorizando tanto a efetividade e atratividade na forma, quanto à mensagem a ser entregue ao público-alvo". Logo e mensagem-chave: Foi criada uma logo como identidade visual do projeto. Uma logo foi criada, como identidade visual do projeto, com o slogan: "Você já é de Casa". Esse slogan foi pensado para reforçar os valores-chave utilizados no projeto, a Integração e o Acolhimento. Essa marca foi utilizada em todos os contatos com os calouros. A intenção era criar ainda mais uma familiaridade do calouro com os cursos de Jornalismo e Publicidade e Propaganda. Camisa do Projeto - Foi criado um modelo de camisa para os alunos veteranos, com a seguinte frase: "O primeiro dia do resto de nossas vidas notas". Com um intuito de dar leveza no contato inicial com a faculdade. Produto audiovisual - Produzido um vídeo, com linguagem dinâmica e rápida, com professores dos primeiros períodos dos cursos dando boas-vindas para os calouros. No vídeo, cada professor dava as boas-vindas, dizia quais matérias lecionava e desejava aos calouros um bom semestre. Foi produzido um vídeo institucional, abordando a importância do curso de Comunicação Social. Mensagem de texto - Foi criada duas mensagens padrão para ser enviada para os calouros por WhatsApp. O uso desse meio favoreceu a comunicação direta, reduzindo ruídos e possibilitando um contato mais individualizado. A primeira, enviada dez dias antes do início das aulas, continha o seguinte texto: "Olá sou (nome do veterano) seu veterano, serei também seu padrinho durante esse primeiro semestre. Qualquer dúvida em relação ao curso é só me procurar por aqui ou na faculdade. Ah, e não deixe de ir ao seu primeiro dia de aula, estamos preparando uma super-recepção pra você. Até dia 6 de fevereiro (dia do início das aulas)". Num segundo momento, foi enviada a mensagem dois, um dia antes do início das aulas: "Olá, (nome do calouro)! Animada para o seu primeiro dia de aula? Sou seu veterano e estarei te esperando na sala 404, bloco 4. Até amanhã. (nome do veterano)". A mensagem poderia ser mandada por Whatsapp ou SMS e E-mail. Apadrinhamento - Para acompanhar e tirar dúvidas durante o semestre, os calouros tiveram um padrinho. Cada veterano recebeu um número de calouros para apadrinhar. Esse apadrinhamento acontecia desde o momento em que os veteranos mandaram mensagem para os calouros. Redes Sociais - Foi criada uma conta no Instagram com o nome @calourofaesa, para direcionar mensagens para os calouros e registrar a cobertura das ações nos dias da recepção, criando uma sensação de acolhimento desde o primeiro contato. Na conta, foram compartilhadas fotos, vídeos e lives do evento, usando a #calourofaesa. Música e café da manhã – No primeiro dia foi organizado pelos próprios alunos veteranos um café da manhã e música ao vivo. Oficinas para calouros – Também houve a preocupação de promover o contato com ferramentas do curso logo no primeiro dia de aula. Foram promovidas oficinas de TV, rádio e fotografia e arte nos laboratórios. As oficinas foram ministradas por técnicos e professores da instituição. Esses encontros foram importantes para que o aluno tivesse o primeiro contato com os professores e técnicos do curso, e também com os equipamentos da instituição (câmera fotográfica, filmadora, estúdio de TV). Primeiro momento de experimentação. Apresentação dos cursos - No primeiro dia do evento, os veteranos apresentaram os cursos através de pequenas palestras contando à experiência que tiveram nas disciplinas. Além da apresentação em vídeo dos professores falando sobre as disciplinas que lecionam.

DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU PROCESSO
No primeiro semestre de 2018, o projeto foi posto em prática, seguindo as etapas, ações e desenvolvimento de produtos, acrescidos de melhorias e reformulações às quais qualquer planejamento deve manter-se aberto e ser feito de maneira estratégica. "Com base nos conceitos estratégicos" apresentados, pode-se concluir que um bom planejamento estratégico precisa: traduzir a identidade da organização; ser inovador e criativo – ter olhos para o futuro; ser flexível e adaptável; zelar e prever mecanismos de fiscalização da sua própria implementação; ter objetivos que gerem estratégias; adotar como base a missão e os valores da organização; ter um foco claro; ser medido, acompanhado e avaliado. (DUARTE, 2010 p 219). Abaixo descrevemos a experiência da atividade prática. Pré-evento: Todas as etapas foram pensadas levando-se em conta o valor Acolhimento. O diagnóstico com o coordenador do curso de Comunicação Social revelou o objetivo de ampliar e unificar a comunicação entre Instituição e alunos, gerando experiências positivas para os calouros. Fundamentado nisso, todo o projeto foi desenvolvido para conceituar de forma positiva a marca do cliente. "Uma Comunicação Interna eficiente gera percepções positivas para a marca corporativa, para a empresa, seus produtos e serviços. Essas percepções não se restringem aos funcionários, mas se estendem a toda sua rede de relações internas e externas, contribuindo para a formação da reputação empresarial e o reconhecimento público. Afinal, ela potencializa o fluxo de informações, íntegra públicos, contribui na formação de equipes de alta performance e reforça a imagem corporativa da empresa" (ZANUSO E REIS, 2008, p.13). O material utilizado nos dias de aplicação do projeto foi preparado meses antes da recepção dos calouros. A integração dos veteranos do curso de Publicidade e Propaganda ao projeto enriqueceu o trabalho. Juntos, foi discutida uma logo que representasse exatamente o Acolhimento. Uma marca foi criada, com o slogan "Você já é de Casa". Esse slogan foi pensado para reforçar os valores-chave utilizados no projeto. Essa logo foi utilizada em todos os contatos com os calouros. Os veteranos confeccionaram camisas para utilizar nos dias da recepção para melhor identificação e reconhecimento por parte dos calouros. As camisas também foram pensadas como forma de integração e padronização da equipe. Os veteranos reutilizaram um vídeo de apresentação com alguns professores para desejar as boas-vindas aos novos alunos. Na oportunidade, eles puderam explanar de maneira rápida os objetivos das disciplinas e os caminhos que os alunos irão traçar durante a caminhada acadêmica na Instituição. O intuito era gerar relacionamento entre os alunos e os veteranos. Desde antes do encontro inicial, os calouros foram apadrinhados pelos veteranos e receberam mensagens por WhatsApp. A secretaria do Centro Universitário disponibilizou uma listagem dos alunos de Comunicação Social para os veteranos. O apadrinhamento consistia em cada veterano acompanhar, direcionar e dar suporte para os calouros antes das aulas iniciarem, fazer a recepção da primeira semana e acompanhar durante o primeiro semestre, auxiliando nas dúvidas que talvez pudesse surgir. Cada padrinho enviou duas mensagens-padrão. Essas mensagens foram enviadas em dois momentos. A primeira, dez dias antes do início das aulas e a segunda na véspera da recepção. O conteúdo das mensagens foi criado para unificar e padronizar a fala, de maneira que não houvesse ruído na comunicação. O contato via WhatsApp foi fundamental pro início do relacionamento com os calouros. Pelo WhatsApp a comunicação foi personalizada e agilizada. Até vídeos de como chegar nos locais dos encontros foram criados e repassados para evitar que os calouros se perdessem na instituição. Todas as ações realizadas antes da recepção dos alunos foram bem executadas para o sucesso do projeto. "A eficácia dos resultados depende de uma série de fatores, entre os quais a otimização dos recursos que serão empregados nas diferentes formas de comunicação da organização com seus diversos públicos. O alinhamento evita sobreposição de mensagens e a formação de zonas de ruído na comunicação" (ZANUSO E REIS, 2008, p.17). Também nessa etapa do projeto foi criado o Instagram @calourofaesa, para divulgação de todos os dias do evento. Evento: Para a semana de boas-vindas, uma programação intensa foi elaborada juntamente com os veteranos do curso de Publicidade e Propaganda. No primeiro dia, a sala de aula foi preparada, para receber os novos alunos, com uma mesa com café da manhã. Os veteranos fizeram e exibiram um vídeo sobre curso e a instituição, com o intuito de dar clareza sobre a importância da Comunicação Social no mundo. Após a apresentação dos vídeos, os alunos falaram sobre como ser um "Calouro Criativo". A abordagem da apresentação foi dinâmica, incluiu os calouros, deixando-os fazer perguntas sobre o que eles estavam vendo. Também foi dada a oportunidade para que cada aluno veterano integrante do Projeto de Semana de Boas-Vindas pudesse compartilhar suas percepções sobre aspectos e ambientes da Instituição. Nesse momento foram abordados, especialmente, a estrutura física e todo o seu funcionamento. O dia foi finalizado com uma palestra ministrada pelo professor Victor Mazzei com o tema "Criatividade". Os alunos foram instigados a pensar e olhar os conteúdos midiáticos de uma forma diferente. No segundo dia, os alunos veteranos organizaram o Seminário "Papo de Casa", com ex-alunos da instituição que são profissionais consagrados no mercado. No dia seguinte, os alunos se dividiram em grupos para conhecer o laboratório de fotografia, o estúdio de televisão, o estúdio de rádio e a sala de artes, participando de oficinas ministradas por professores do curso, a separação dos grupos foi feita utilizando ícones que representavam cada uma das oficinas. Foi um dia de contato direto com a prática e equipamentos de comunicação. No último dia, todo o material produzido nas oficinas foi editado pelo veteranos e preparados para uma mostra especial que fechou a Semana de boas-vindas. Pós-evento: O apadrinhamento dos calouros continuou, mas em outra linha. Após a recepção, o veterano se colocou à disposição e acompanha os calouros oferecendo assistência nas possíveis dúvidas que possam surgir. Todas as fotos feitas durante o evento foram disponibilizadas aos calouros, em alguns momentos de forma personalizada por WhatsApp, como uma surpresa para cada calouro. Também foi criada uma rede social para a Semana. Era o Instagram @calourofaesa, que estreitou ainda mais o contato entre alunos com as postagem das fotos dos primeiros dias de aulas, que puderam ser compartilhadas e curtidas pelos alunos, familiares e amigos. No final, a rede social contava com 147 seguidores, com as fotos tendo uma média de 40 curtidas.

CONSIDERAÇÕES
Conclui-se que este trabalho de Planejamento Integrado em Comunicação Interna foi proveitoso para que os alunos pudessem exercitar aquilo que muitas vezes é avaliado de forma tradicional, conceitualmente. A prática possibilita que o aluno se sujeite a encarar a realidade como um profissional. O produto desenvolvido foi satisfatório para os organizadores e o êxito transcendeu os cursos de Comunicação Social, atingindo a forma como os novos alunos visualizam e sentem a Instituição Faesa a partir do acolhimento que receberam. Uma pesquisa feita com os calouros duas semanas após evento mostrou que a maioria dos novatos sentiu-se acolhida e gostou da recepção que tiveram. As ideias aplicadas na Semana de Boas-Vindas contribuíram para excelência da recepção. O aprendizado foi enriquecedor e tornou os veteranos mais capacitados para enfrentar o mercado de trabalho. Aprendemos a trabalhar em grupo e percebemos a necessidade e importância de cada membro da equipe, para que fosse possível a realização do projeto. Durante o planejamento e a execução, ficou clara a complexidade da tarefa e a necessidade da Comunicação Interna de forma integrada nas organizações para melhor fluidez dos relacionamentos internos e produtividade dos colaboradores.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁICAS
HOLANDA, Aurélio Buarque de. "Dicionário Aurélio Online." (2013). Disponível em https://dicionariodoaurelio.com/. Acessado em 12.04.2018 KUNSCH, Margarida Maria Khroling. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. São Paulo: Summus, 2003. TAVARES, Maurício. "Comunicação empresarial e planos de comunicação: integrando teoria e prática Maurício Tavares. - 2. ed. - São Paulo: Atlas 2009. ZANUSO, C. C. e REIS J. 3º Caderno de Comunicação Organizacional - Como entender a comunicação interna. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS AGÊNCIAS DE COMUNICAÇÃO - ABRACOM. São Paulo, 2012, 68p. Disponível em http://www. abracom.org.br/arquivos/CCO_final.pdf. Acessado em 18.04.2017 DUARTE, Assessoria de Imprensa e Relacionamento com a Mídia. Editora Atlas, 2010

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